Incoterms uitgelegd: betekenis, regels en overzicht
Incoterms zijn afspraken tussen koper en verkoper over transport, kosten, risico’s en documenten. Handig bij internationale handel, maar alleen als je de juiste Incoterm kiest én duidelijk vastlegt wat je afspreekt.
Wat zijn Incoterms?
Incoterms zijn internationale handelsvoorwaarden die duidelijk maken wie waarvoor verantwoordelijk is bij de verkoop en het vervoer van goederen. Ze geven antwoord op vragen zoals: wie regelt het transport, wie betaalt welke kosten, wie draagt het risico en wie zorgt voor bepaalde documenten? De regels worden opgesteld door de International Chamber of Commerce, vaak afgekort als ICC. Wereldwijd gebruiken kopers, verkopers, expediteurs en douaneafdelingen deze afspraken om misverstanden te voorkomen. Een Incoterm zegt dus niet alleen iets over transport. Het gaat vooral om de verdeling van taken, kosten en risico’s tussen koper en verkoper.
Incoterms in het kort
Een Incoterm maakt duidelijk:
- wie het transport regelt
- wie de transportkosten betaalt
- waar het risico overgaat van verkoper naar koper
- wie verantwoordelijk is voor export- en importformaliteiten
of verzekering verplicht is - welke partij bepaalde documenten moet verzorgen
Wat een Incoterm níet regelt: de betaling van de goederen, het moment waarop eigendom overgaat of de volledige inhoud van het koopcontract. Daarvoor zijn aparte afspraken nodig tussen koper en verkoper. Juist daar gaat het in de praktijk nog weleens mis. Een Incoterm wordt snel op een offerte of factuur gezet, maar niet altijd goed begrepen. Dan lijkt alles duidelijk, totdat er schade ontstaat, extra kosten bijkomen of de douanegegevens niet compleet zijn.
Waarom zijn Incoterms belangrijk?
Bij internationaal transport zijn meerdere partijen betrokken. Denk aan koper, verkoper, transporteur, expediteur, douaneafdeling, verzekeraar en soms ook een tussenpersoon. Als vooraf niet duidelijk is wie wat regelt, ontstaat er snel discussie. Incoterms helpen om die afspraken scherp te krijgen. Bijvoorbeeld wie het transport boekt, wie verantwoordelijk is voor de uitvoeraangifte, wie invoerrechten en btw betaalt en vanaf welk moment het risico bij de koper ligt. Voor bedrijven die regelmatig internationaal handelen, zijn Incoterms dus geen detail. Ze bepalen hoe je offerte, factuur, transportopdracht en douanedocumenten op elkaar aansluiten.
Geschiedenis van de Incoterms
De eerste Incoterms werden in 1936 geïntroduceerd door de ICC. Sindsdien zijn de regels meerdere keren aangepast aan veranderingen in internationale handel, transport en documentatie.
De huidige versie is Incoterms 2020. Deze versie bestaat uit 11 regels en wordt wereldwijd gebruikt. Wil je meer weten over deze actuele versie en de wijzigingen ten opzichte van eerdere versies? Bekijk dan onze pagina over Incoterms 2020.
De basis van Incoterms uitgelegd
Wil je een korte en duidelijke uitleg? In deze video legt een van onze specialisten uit wat Incoterms precies zijn en waarom ze zo belangrijk zijn in de internationale handel.
De juiste Incoterm kiezen
In deze video leggen we uit waar je op moet letten bij het kiezen van een Incoterm. Zo zie je sneller welke afspraak logisch is voor jouw zending.
Waar gaat het vaak mis bij Incoterms?
Een Incoterm lijkt soms een kleine afkorting op een offerte of factuur, maar in de praktijk kan die afkorting veel invloed hebben. Zeker bij internationaal transport. Als niet duidelijk is wie het transport regelt, wie de kosten draagt of wie verantwoordelijk is voor de douanedocumenten, kan dat onderweg voor vertraging of discussie zorgen.
Een veelvoorkomend voorbeeld is EXW. Deze Incoterm lijkt voor de verkoper makkelijk, omdat de koper veel verantwoordelijkheid draagt. Toch kan dit bij export lastig zijn, omdat de verkoper vaak alsnog betrokken is bij de uitvoerdocumenten. Ook bij DDP is het belangrijk om vooraf goed te controleren of de verkoper alles kan regelen in het land van bestemming, inclusief invoerformaliteiten en eventuele kosten.
Daarom is het belangrijk om een Incoterm niet zomaar te kiezen, maar te kijken of de afspraak past bij de zending, de klant en de documenten die nodig zijn. De Incoterm moet uiteindelijk kloppen met de offerte, factuur, transportopdracht en douanegegevens.
De gevolgen van een verkeerde Incoterm
Een verkeerd gekozen Incoterm kan onverwachte kosten en vertraging veroorzaken. In deze video zie je een praktijkvoorbeeld waarin een verkeerde afspraak zorgde voor problemen tijdens het transport.
Incoterms en douane
Incoterms spelen ook een belangrijke rol bij douane. Ze bepalen bijvoorbeeld wie verantwoordelijk is voor exportformaliteiten, importformaliteiten en bepaalde kosten rondom invoer of uitvoer. Dat is vooral belangrijk bij transport van of naar landen buiten de Europese Unie. Denk aan zendingen naar het Verenigd Koninkrijk, Zwitserland, Noorwegen, Turkije of landen buiten Europa.
Bij TransHeroes kijken onze transportspecialisten en douaneafdeling samen naar de praktische kant. Welke Incoterm is afgesproken? Wie regelt het transport? Welke documenten zijn nodig? En klopt de informatie op factuur, paklijst en transportdocument? Zo voorkom je dat een zending onderweg vastloopt omdat de commerciële afspraak en de logistieke uitvoering niet goed op elkaar aansluiten.
Incoterm advies nodig?
Heb je een zending waarbij je twijfelt over de juiste Incoterm? Of wil je weten of de afspraak op je factuur, offerte of transportopdracht logisch is? Dan denken we graag met je mee. Onze specialisten kijken naar de zending, bestemming, transportvorm en douaneafspraken. Zo weet je vooraf waar je aan toe bent en voorkom je verrassingen tijdens het transport.
